Pedoman penomoran surat Ikatan Keluarga Mahasiswa Lampung (IKMAL) MESIR

A. Pendahuluan

Sejak berabad-abad yang lalu surat sudah menjadi alat komunikasi yang sangat penting dalam kehidupan manusia. Pada masa kenabian, Rasulullah SAW menjadikan surat sebagai alat komunikasi dalam berdakwah mengajak para raja dan pemimpin-pemimpin kaum untuk memeluk islam dengan mengirimkan surat yang Rasulullah tulis sendiri dan dikirimkan melalui utusan yang Beliau percaya. Begitu juga pada masa kekaisaran Romawi dan kerajaan-kerajaan pada masa lalu telah menggunakan surat sebagai alat komunikasi penting dalam segala situasi.

Melihat begitu pentingnya surat pada masa lalu dan sekarang, bermunculan jasa-jasa yang melayani pengiriman surat tersebut. Kalau saja pada zaman Rasulullah SAW dalam mengirim surat adalah dengan mengirim utusan yang Beliau percaya, lain halnya pada zaman kekaisaran dan kerajaan-kerajaan terdahulu yang menggunakan burung merpati terlatih sebagai jasa pengiriman surat tersebut. Dan kini pada zaman modern telah banyak jasa-jasa yang menyediakan pelayanan khusus dalam pengiriman surat baik yang bersifat biasa hingga rahasia.

Dalam keorganisasian, surat juga merupakan alat terpenting yang tidak dapat terpisahkan, sebab surat merupakan alat komunikasi tanpa batas yang sangat membantu kelancaran dalam sebuah organisasi.

Untuk memperlancar komunikasi antar pengurus dan anggota serta organisasi-organisasi lain yang ada di Kairo Ikatan Keluarga Mahasiswa Lampung (IKMAL) Mesir menempatkan surat sebagai alat komunikasi terpenting yang tidak terpisahkan dalam menunjang kelancaran berorganisasi. Untuk mendukung kelancaran dan memudahkan pendataan surat keluar dan surat masuk dalam satu tahun kepengurusan maka IKMAL membuat sebuah pedoman khusus pengkodean dan penomoran surat-surat tersebut. Pada dasarnya penomoran dan pengkodean surat tidak ada pedoman khusus, namun disesuaikan dengan kebijakan setiap organisasi.

B. Jenis-jenis surat

1. Surat Keputusan
2. Surat Pemberitahuan
3. Surat Undangan
4. Surat Mohon pinjaman
5. Surat Permohonan
6. Surat Ucapan Selamat

B. Penomoran surat

Penomoran surat di mulai dengan angka 01 dan seterusnya dengan klasifikasi surat keluar. Jika dalam satu surat yang sama dikeluarkan lebih dari satu surat maka surat keluar disesuaikan sesuai urutan kemudian dalam setiap surat yang sama tersebut di urutkan dengan abjad. Contoh dalam satu surat yang sama terdapat 10 penerima maka surat-surat tersebut di urutkan dan di mulai dengan huruf (a) kecil. Exp: 01.a, 01.b, 01.c dan seterusnya sampai surat yang ke sepuluh 01.j .

C. Kode surat

Setelah memberikan nomor pada surat maka seyogyanya diberikan kode khusus untuk mempermudah pendataan surat-surat yang beredar dalam sebuah organisasi. Setiap organisasi memiliki kode-kode tersendiri sesuai dengan kebijakan organisasi tersebut. IKMAL sendiri memiliki kode khusus dalam mengklasifikasi surat keluar. Surat keluar yang ditujukan kepada perorangan dan atau organisasi dan atau pemerintahan diluar intern IKMAL maka harus diketahui ketua IKMAL dan di tanda tangani.

1. A.1 = Surat keluar dalam lingkungan intern IKMAL yang ditanda tangani oleh ketua dan sekretaris.
2. A.2 = Surat keluar yang di tujukan kepada perorangan, organisasi atau pemerintahan diluar intern IKMAL yang ditanda tangani oleh ketua dan sekretaris.
3. B.1 = Surat keluar dalam lingkungan intern IKMAL yang ditanda tangani oleh ketua dan bendahara.
4. B.2 = Surat keluar yang ditujukan kepada perorangan atau organisasi diluar intern IKMAL yang di tanda tangani oleh ketua dan bendahara.
5. C.1 = Surat keluar yang ditanda tangani oleh koordinator bagian pendidikan dan sekretaris IKMAL.
6. C.2 = Surat keluar yang ditanda tangani oleh koordinator bagian kesejahteraan & humas dan sekretaris IKMAL.
7. C.3 = Surat keluar yang ditanda tangani oleh koordinator bagian olahraga & seni dan sekretaris IKMAL.
8. C.4 = Surat keluar yang ditanda tangani oleh koordinator bagian pendidikan dan sekretaris IKMAL.
9. C.5 = Surat keluar yang ditanda tangani oleh koordinator bagian dokumentasi dan sekretaris IKMAL.
10. C.6 = Surat keluar yang ditanda tangani oleh koordinator bagian keputrian dan sekretaris IKMAL.
11. PAPIRUS = Surat keluar khusus dari panitia pergantian pengurus yang ditanda tangani oleh ketua panitia dan sekretaris panitia.
12. PAN = Surat keluar dari kepanitian umum yg ditanda tangani oleh ketua panitia dan sekretaris panitia.
13. ISTIMEWA = kode / nomor surat khusus untuk piagam penghargaan, keputusan, dll.

*Catatan: surat keluar yg ditujukan kepada extern (di luar intern IKMAL) harus diketahui (mengetahui) Ketua IKMAL dan ditanda tangani.

*Contoh kode surat keluar dari Dewan Pengurus: 01/A.1/DP-IKMAL/I/VII/2009
Keterangan:
01 = nomor surat keluar
A.1 = kode surat
DP-IKMAL = yang mengeluarkan surat
I = periode kepengurusan
VII = bulan pengeluaran surat
2009 = tahun pengeluaran surat

*Contoh kode surat keluar dari kepanitiaan: 03/PAN/P3-IKMAL/VII/2009
Keterangan:
03 = no surat keluar
PAN = kode surat
P3-IKMAL = kepanitiaan yang mengeluarkan surat
VII = bulan pengeluaran surat
2009 = tahun pengeluaran surat

Demikianlah panduan penomoran ini dibuat dengan tujuan mempermudah dalam mencatat atau mengklasifikasikan surat-surat, baik surat keluar atau pun surat masuk yang beredar di organisasi Ikatan Keluarga Mahasiswa Lampung (IKMAL) Mesir. Dan untuk membantu memberikan kemudahan bagi sekretaris dalam mengelola administrasi kesekretariatan yang ada dalam organisasi kekeluargaan IKMAL Mesir. Semoga setiap usaha yang kita lakukan mendapat ridlo dan inayah dari Allah SWT.amin. (tim penyusun: Ahmad al-Akhran, Abdul Mun’im, Masdar Helmi)

Tinggalkan komentar

Filed under DP-IKMAL

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s